まともな企業は、エビデンスを残さないといけないので煩わしくてもメールや書面になります。電話やチャットで済ませる訳にはいけません。
Mastodon は、オープンなウェブプロトコルを採用した、自由でオープンソースなソーシャルネットワークです。電子メールのような分散型の仕組みを採っています。